Từ ngày 1/7/2025, Nghị định 113/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định rõ ràng và chi tiết về điều kiện, tiêu chuẩn đối với kho lưu trữ tài liệu dưới dạng giấy và trên vật mang tin khác. Đây là bước đi quan trọng nhằm nâng cao năng lực bảo quản, an toàn thông tin và tối ưu hóa công tác lưu trữ tài liệu trong bối cảnh số hóa và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong các cơ quan, tổ chức. Cụ thể như sau:
*Yêu cầu chung đối Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác:
- Điều 8 NĐ113/2025/NĐ-CP quy định:
1. Kho phải đảm bảo an toàn, toàn vẹn, lưu giữ lâu dài và thuận tiện khai thác tài liệu lưu trữ.
2. Vị trí kho phải thuận tiện giao thông, tránh nơi dễ cháy, nổ, ô nhiễm.
3. Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn, đáp ứng quy định xây dựng, PCCC, chống thiên tai.
4. Có biện pháp bảo vệ 24/7 cho công trình kho lưu trữ.
5. Kho lưu trữ gồm các khu vực: bảo quản, phục vụ công chúng, hành chính, và các khu khác.
*Về quy mô của Kho tài liệu giấy:
- Điều 9 NĐ113/2025/NĐ-CP quy định:
- Phân loại quy mô theo mét giá tài liệu:
+ Mức 1: Dưới 3.000 mét giá.
+ Mức 2: 3.000 – dưới 6.000 mét giá.
+ Mức 3: 6.000 – dưới 10.000 mét giá.
+ Mức 4: Từ 10.000 mét giá trở lên.
- Căn cứ xác định mét tài liệu cần bảo quản
+ Số lượng tài liệu thực tế đang bảo quản.
+ Số lượng tài liệu thực tế đang bảo quản đã đến hạn nộp.
+ Số lượng tài liệu ước tính hình thành trong tương lai.
+ Tài liệu được sưu tầm, cho/tặng, ký gửi.
*Yêu cầu về khu vực kho bản quản tài liệu lưu trữ
- Điều 10 NĐ113/2025/NĐ-CP quy định:
1. Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí độc lập với các khu vực khác, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập, phù hợp với từng loại hình tài liệu.
2. Yêu cầu cụ thể đối với khu vực kho bản quản tài liệu lưu trữ:
- Diện tích sàn tối thiểu bằng 1/5 tổng số mét giá tài liệu lưu trữ giấy.
- Diện tích đủ cho trang thiết bị và nghiệp vụ bảo quản đối với tài liệu khác.
- Sàn kho chịu tải tốt, chống động đất, thiên tai.
- Tường, mái, cửa, cầu thang phải an toàn.
3. Có thiết bị duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại hình tài liệu được bảo quản theo khuyến cáo của nhà sản xuất vật mang tin và phương tiện ghi tin.
4. Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu khác
- Hệ thống giám sát an ninh, báo cháy, chữa cháy tự động.
- Hệ thống điều hòa, hút ẩm, thông gió.
- Giá, hộp và thiết bị phù hợp từng loại tài liệu.
*Các khu vực khác của kho lưu trữ
- Điều 11 NĐ113/2025/NĐ-CP quy định:
- Khu xử lý nghiệp vụ lưu trữ (gần kho bảo quản) gồm các phòng: tiếp nhận, khử trùng, khử axit, xử lý, tu bổ, phục chế, số hóa,...
- Khu lắp đặt thiết bị kỹ thuật có đủ diện tích cho các thiết bị: làm mát, giám sát, chữa cháy, xử lý khẩn cấp.
- Khu hành chính và phục vụ công chúng:
+ Mức 1–2: Có thể hợp nhất hai khu.
+ Mức 3–4: Phải bố trí riêng biệt.
*Yêu cầu về hệ thống điện, cấp thoát nước và PCCC
- Điều 12 NĐ113/2025/NĐ-CP quy định:
1. Hệ thống điện:
- Lắp đặt riêng trong/ngoài kho.
- Có công tắc tổng cho toàn kho và từng khu vực.
- Tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện.
2. Cấp – thoát nước:
- Lắp riêng biệt, không rò rỉ, không đi qua kho bảo quản, không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên.
3. Phòng cháy chữa cháy (PCCC):
- Thiết kế phù hợp công năng, đặc điểm kho.
- Sử dụng hệ thống chữa cháy phù hợp loại tài liệu, đúng quy định pháp luật.
Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 21 tháng 7 năm 2025