Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử ngày càng được siết chặt nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và phòng ngừa gian lận thuế. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và mới nhất là Nghị định số 70/2025/NĐ-CP đã đưa ra những quy định cụ thể về các loại hóa đơn và loại chứng từ, làm cơ sở pháp lý quan trọng để các tổ chức, cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định. Đây là nội dung cần được cập nhật kịp thời để tránh sai sót trong quá trình phát hành, sử dụng hóa đơn và xử lý chứng từ kế toán – tài chính. Cụ thể như sau:
1. Quy định về Loại hóa đơn
- Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Điểm a, Điểm b, Điểm c, Điểm d Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định:
Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
đ) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam– Bổ sung bởi Điểm a Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
+ Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
“b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này– Sửa đổi bởi Điểm b Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
2a. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử– Bổ sung bởi Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
+Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán, chuyển nhượng các tài sản công thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công– Sửa đổi bởi Điểm d Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
a) Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
b) Tài sản kết cấu hạ tầng;
c) Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
d) Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
đ) Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
e) Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
g) Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.
+ Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
+ Các loại hóa đơn khác, gồm:
a) Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
b) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
+ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
+ Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định này tham khảo trong quá trình thực hiện.
2. Quy định về Loại chứng từ
- Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 16 Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định:
+ Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan quản lý thuế bao gồm:
a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
b) Biên lai gồm:
b.1) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
b.2) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;
b.3) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.”
– Sửa đổi bởi Khoản 16 Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
+ Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuếtrường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.
Việc nắm rõ quy định về loại hóa đơn và chứng từ theo Nghị định 123 và Nghị định 70 không chỉ giúp tổ chức, cá nhân tuân thủ pháp luật mà còn góp phần xây dựng môi trường tài chính minh bạch, hiện đại. Các đơn vị cần chủ động cập nhật, áp dụng đúng để hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.
Ngô Dũng