Cán bộ Văn phòng UBND huyện Yên Lập gửi văn bản qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành
Mỗi ngày, Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận và phát hành hàng trăm văn bản các loại. Nếu theo cách tiếp nhận, phát hành văn bản trước đây, việc xử lý các văn bản phải mất rất nhiều thời gian, công sức qua các công đoạn từ in ấn, đóng dấu, ký nhận, chuyển phát… Tuy nhiên, từ khi áp dụng chữ ký số để xử lý các văn bản đi, đến, những công đoạn này đã được giảm đáng kể các bước thực hiện. Theo thống kê, từ ngày 1/6 đến 15/7/2020, Văn phòng UBND tỉnh đã phát hành 1.498 văn bản đi, trong đó có 1.460 văn bản sử dụng chữ ký số qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành (đạt 97,6%).
Tại huyện Yên Lập, từ ngày 1/6/2020, 100% văn bản chỉ đạo điều hành của lãnh đạo huyện đều được ký số, gửi và nhận thông qua phần mềm quản lý văn bản, thư điện tử, thay thế phương pháp trao đổi văn bản truyền thống. Ông Nguyễn Ngọc Khiêm - Chánh Văn phòng UBND huyện cho biết: Hiện nay, trừ những văn bản mật, mọi văn bản đều được giải quyết trên môi trường mạng. Điều này giúp giảm khoảng 80% lượng văn bản giấy so với trước đây, đồng thời thay đổi tác phong, lề lối làm việc sang giải quyết công việc trên môi trường mạng; từ đó góp phần phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
Chủ tịch UBND xã Mỹ Lung (Yên Lập) giải quyết công việc qua Internet
Từ hơn một tháng nay, lãnh đạo và cán bộ xã Mỹ Lung đã quen với việc sử dụng văn bản điện tử. Từ bước soạn văn bản điện tử, gửi trình lãnh đạo ký duyệt văn bản; lấy số văn bản; sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức mình ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt đến bước phát hành văn bản điện tử đã được ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Chủ tịch UBND xã Đinh Tiến Duật cho biết: Hệ thống máy tính, mạng internet của xã đảm bảo việc sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số trong giải quyết công việc. Tuy trình độ tin học của một số cán bộ còn hạn chế, nhưng sau thời gian tìm hiểu, được hướng dẫn, đến nay việc gửi nhận văn bản điện tử tích hợp chữ ký số trong đơn vị đã thuận lợi hơn, phát huy hiệu quả tiết kiệm thời gian, công sức cho đội ngũ cán bộ.
Ông Hà Anh Tuấn - Trưởng Phòng Công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông cho biết: Hiện nay 100% đơn vị cấp sở, cấp huyện của tỉnh đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành, 100% đơn vị cấp xã có địa chỉ gửi nhận văn bản điện tử. Cùng với đó, hơn 3.500 chữ ký số đã được cấp cho các cơ quan, đơn vị trong tỉnh; hơn 100 sim ký số trên thiết bị di động thông minh được trang bị cho lãnh đạo các đơn vị, địa phương. Việc theo dõi, quản lý chữ ký số được thực hiện thường xuyên, đáp ứng kịp thời nhu cầu của các cá nhân, tổ chức; đảm bảo an toàn thông tin trong các giao dịch điện tử.
Sau hơn một tháng thực hiện gửi nhận văn bản điện tử tích hợp chữ ký số, đến nay, 100% các cơ quan nhà nước từ cấp huyện trở lên đã sử dụng chữ ký số trong giải quyết công việc; 80% lãnh đạo cấp sở, ngành, huyện, thành, thị đã sử dụng sim ký số trên thiết bị di động thông minh; tỷ lệ gửi nhận văn bản điện tử tích hợp chữ ký số thay thế hoàn toàn văn bản giấy giữa các cơ quan nhà nước của tỉnh đạt trên 96% (trừ văn bản mật và các văn bản bắt buộc phải phát hành văn bản giấy theo quy định).
Trong thời gian tới, các đơn vị, địa phương của tỉnh sẽ triển khai chữ ký số đến lãnh đạo cấp phòng và cấp xã. Đứng trước những khó khăn do trình độ công nghệ thông tin của cán bộ cấp cơ sở còn hạn chế, Sở Thông tin và Truyền thông đang phối hợp với các đơn vị tăng cường công tác hướng dẫn, tập huấn sử dụng chữ ký số trên các hệ điều hành. Đồng thời hướng dẫn triển khai sử dụng, thực hiện các giải pháp đảm bảo bảo mật, an toàn cho các tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.
Cán bộ Văn phòng Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh soạn thảo văn bản điện tử
Có thể thấy, việc triển khai ứng dụng chữ ký số trong gửi, nhận văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đã cho thấy hiệu quả thiết thực giúp cho các văn bản được thực hiện gửi nhận một cách nhanh chóng, công khai, an toàn… Đây cũng là cơ sở để tỉnh tiếp tục tạo ra bước đột phá trong cải cách hành chính, hướng đến xây dựng nền chính quyền điện tử hiện đại, hoạt động hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thời gian tới.